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Gesprächsnotizen protokollieren

(Outlook 9x/2000)

Die Notizen, die Sie während eines Telefongesprächs machen, sollten Sie nicht zu Papier bringen, sondern als Journal-Eintrag in Outlook festhalten. Das hat den Vorteil, dass nebenbei auch Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs protokolliert werden.

Sie zeichnen ein Telefonprotokoll auf, indem Sie in den Kontakt-Ordner wechseln und dort den aktuellen Gesprächspartner markieren. Ziehen Sie den Eintrag mit der Maus auf das Symbol Journal in der Outlook-Leiste. Daraufhin öffnet sich ein neuer Journal-Eintrag, in dem bereits alle Informationen des Kontakts eingetragen sind und Telefonanruf als Eintragstyp ausgewählt ist. Mit den Schaltflächen Zeitmessung beginnen und Zeitmessung beenden halten Sie die Gesprächsdauer fest, während Sie im Bearbeitungsbereich Ihre Notizen eintippen. Dabei darf die Verknüpfung zum Kontakt ruhig gelöscht werden. Klicken Sie am Ende auf den Befehl Speichern und Schliessen.

Zum Einsehen der Gesprächsnotizen öffnen Sie den gewünschten Kontakt und wechseln auf das Register Journal. Dort finden Sie alle Telefonanrufe. Mit der AutoVorschau sehen Sie sofort die ersten Zeilen der zugehörigen Notiz.